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こんにちは、樋口です。書き込みありがとうございます。
解説があまり十分ではなかったようで、すみません。
まずは正しく外部変数を読み込むのが先決のようです。残念ながら「タ
ブ区切り」だと、OKでは無いと思います。
> おそらく、年号だけでなく、余分なものまで変数の値に入ってし
> まっていることが考えられます。
>
> メニューの「ツール」「外部変数」「変数リスト・値ラベル」で、
> 年号の入った変数をダブルクリックしてみて下さい。「1999」の
> ような年号だけが入っていればそれでよいのですが、「1986,05月…」
> のように余分なものが付いていれば、外部変数の読み込みをやり
> 直す必要があります。（添付画像のようになっていれば「正解」
> です）
先にこのように書きましたが、おそらく、「余分なもの」がついている
状態ではないかと想像します。そうだとすると、「タブ区切り」では上
手くいきません。
> > 年
> > 1985,09月13日,夕刊 ２外 005
> > 1986,05月17日,朝刊 １総 001
>
> ファイルの一番上の行は、正確に示していただいていますで
> しょうか？ 現状では「年」だけですが、「年,月日,紙面」
> のようにしていただく必要があります。さらに、「タブ区切
> り」ではなく、「CSVファイル」として読み込んでいただか
> なくてはなりません。
この操作を行っていただく必要があります。
もしファイルを修正した上で行ってもエラーになるようでしたら、その
エラーメッセージをもう少し詳しく教えていただけると、原因が分かる
かもしれません。
なおCSVというのは、コンマ区切り（Comma Separated Values）の略で
して、まさに上記のようなデータ形状を指す言葉です。
外部変数を読み込めれば、年ごとの分析を容易に行えますし、見出しの
挿入も格段に楽になると思います。